Avtorski tekst za Controlling Slavica Andrić, Sodelavka v Oddelku kontrolinga podjetja Sunoko

Večno vprašanje: “Ali je kontroling resnična potreba, ali pa gre le za spremljanje trendov?” v družbi Sunoko, članici MK Group, to ni neznanka. Kontroling tim je zadolžen za zbiranje informacij, njihovo analizo in predstavljanje, ter kot tak pomaga menedžmentu, da sprejme odločitev, ki je v določenem trenutku najboljša za družbo.

Družba Sunoko, lider v proizvodnji sladkorja v Srbiji, se ukvarja s predelavo sladkorne repe, v svojih treh proizvodnih centrih (Kovačica, Pećinci in Vrbas). Sunoko je družba velikih števil: predelava 2,7 miljonov ton repe, proizvodne kapacitete 400.000 ton sladkorja, sodelovanje na trgu 70% v Srbiji; dohodek 200 miljonov EUR; dosedanje naložbe več kot 200 miljonov EUR. Kljub temu ima Sunoko v zvezi z upravljanjem s poslovnimi procesi, relativno enostaven model: digitaliziran proces proizvodnje s sladkorno repo, kot dominantno surovino in centralizirani sektor prodaje.

Zato je možno spremljati vse proizvodne centre in prodajo v okviru majhnega, toda učinkovitega tima zaposlenih na Oddelku kontrolinga. Oddelek kontrolinga se nahaja v okviru Sektorja Financ in računovodstva. Ta tim spremlja proizvodnjo, prodajo, nabavo potrebnih surovina, investicije, tveganja, budžetiranje in podobno.  Mere, ki se spremljajo, se ne nanašajo samo na finance (bilanca stanja in uspeha) ampak tudi na vse proizvodno – prodajne parametre.

Osnovne naloge kontrolorja v družbi:

1. Sales controlling

Glede na to, da je prodaja eden osnovnih poslovnih procesov, se v okviru kontrolinga opravlja spremljanje in poročanje na dnevnem in mesečnem nivoju. Poročilo o prodaji je koncipirano tako, da se spremlja prodaja po proizvodih, vrsti pakiranja, kupcu, trgi in podobno. Ti podatki se podrobno spremljajo, saj se samo tako lahko opravi nadaljnja analiza in prezentacija menedžmentu, da v primeru spremembe tržnih pogojev odločitve lahko pravočasno sprejeli.

2. Controlling proizvodnje

Vloga kontrolorja v tem segmentu je zbiranje in prezentacija ustvarjenih rezultatov na dnevnem nivoju. Podatki se zbirajo iz proizvodnih centrov, naredi se konsolidirano poročilo proizvodnje in kot tako se usmerja takav se usmerava menadžmentu preduzeća, na osnovu kog se donose planovi za nastavak proizvodnog procesa. Kontroling tim na dnevnem nivoju podrobno spremlja strukturo cene  po mestu in vrsti proizvodnega stroška: poraba surovin, stroški energije, stroški delovne sile, embalaže in podobno. Pomen tako podrobnega spremljanja gibanja stroškov proizvodnje je, da bi se menedžmentu signaliziralo morebitno odstopanje od Proračuna in se ustvarila možnost za pravočasno reagiranje v primeru nekontrolirane rasti stroškov, ter možnih prihrankov.

3. Cash flow

Ker je kontroling sektor, v katerega se redno vlivajo vse informacije, je logično, da ta sektor prevzame tudi izdelavo Cash flow načrta. Cash flow načrt je poročilo, ki da široko sliko o  poslovanju podjetja ter njegovem gibanju v prihodnosti. Cash flow se pripravi na mesečnem nivoju in vsebuje projekcije dohodkov in stroškov po vrstah, za naslednje leto dni od dne poročila, z mesečno dinamiko, da bi se vnaprej videla potencialna tveganja in se pravočasno reagiralo. Vloga kontrolorja je, da poleg njegove izrdelave sodeluje v analizi cash flow načrta ter usmerjanju na kritične točke v poslovanju.

4. Tveganja poslovanja

Upravljanje s tveganji je percipirano, kot pomemben dejavnik upravljanja s financami na nivoju MK Group. Zato so razvite podrobne procedure za spremljanje največjih tveganj, katerim je izpostavljen Sunoko: tveganje spremembe cene, kreditni in tveganja varovanja, tveganje likvidnosti, devizno in obrestno tveganje. Poročila, ki spremljajo cenovno tveganje, in jih pripravlja kontroling tim Sunoko, vsebujejo pravočasne informacije o odprtih pozicijah in tržnih trendih,  možnem učinku na bilanco uspeha v primeru spremembe, tako cena finalnega proizvoda, kot inputa za proizvodnjo (Sensitivity analiza). Sunoko je družba, ki je med prvimi implementirala standard IFRS 9 v upravljanju s kreditnimi tveganji. To pomeni, da smo naredili podrobno analizo vseh izpostavljenosti in smo izračunali možne izgube na podlagi zgodovinskih trendov, tudi za poslovne partnerje, ki trenutno niso v zamudi. Za vse poslovne partnerje v zamudi so narejene strategije plačila. Kontroling tim na dnevnem nivoju spremlja izpostavljenost posameznih poslovnih partnerjev, da bi na podlagi toga pravočasno seznanil menedžerja s potencialnimi problemi, da bi se zagotovila varnost v pridobitvi plačila.

5. Proračun in Forecast

Spremljanje ustvarjenih rezultatov in komentar le-teh je v Sunoku samo baza, na podlagi katere se sprejmejo odločitve za prihodnost. Naglas analize kontroling tima je na tem, kaj se bo zgodilo in kako lahko izboljšamo poslovanje. Proračun se pripravi enkrat na leto in odobri s strani Skupine. Toda, relanost in spremembe na trgu zahtevajo stalno prilagajanje poslovanja, in se projekcije rezultatov do konca leta (Forecast) po ključnih KPI naredijo vsak mesec. Proračun in Forecast sta poročili, katerim se nameni največja pozornost in so osnova za sprejemanje odločitev. Forecast je poročilo, v okviru katerega se podrobno spremljajo pozicije Bilance stanja, Bilance uspeha, Risk, KPI, Proizvodnja, Prodaja in podobno.

Da bi zbral informacije kontroling tim sodeluje z drugimi organizacijski deli, izmenjuje informacije in analizira biznis model. Končno se  poročila predstavijo Top menedžmentu, ki omogoča pomembno podporo in ki s svojimi vprašanji spodbuja nadaljnji razvoj, tako poročil kot našega znanja. Od kontroling tima se pričakuje, da ne le analizira stvaritve in varianse glede na proračun ter prejšnja leta, temveč kaže na možnosti v poslovanju in potencialna tveganja, da bi se pravočasno reagiralo.

Da bi se vse te naloge opravile, kontroling mora biti utemeljen na transparentnosti, velika pozornost pa se tudi namenja uporabi najssodobnejših softverskih orodij in tehnik, stalni in odprti komunikaciji s kolegi in je izjemnega pomena tudi podrobno poznavanje vseh segmentov biznisa.

Kontrolor odgovoren za transparentnost rezultatov raziskuje alternative kako načrtovati?

Menedžer odgovoren za rezultat sprejema odločitve o alternativah kaj načrtovati?

 

Orodja, ki jih uporablja kontroling tim Sunoko so SAP- kot ERP sistem, Z Repa- poseben SAP modul razvit za Sunoko ter SAP BI. Toda del podatkov se obdeluje v MS Office. Naslednja naloga je, da se uvede nova izboljšana verzija SAP modula, ki nam bo omogočila večjo fleksibilnost, ter da se kontroling modul SAP-a popolnoma izkoristi za proces financiranja in načrtovanja.